ZÁSADY OCHRANY OSOBNÝCH ÚDAJOV FM SLOVENSKÁ, s.r.o.
Tieto zásady ochrany osobných údajov (ďalej ako „Zásady“) obsahujú informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov v postavení osôb mimo spoločnosti prevádzkovateľa (t. j. ak nie ste zamestnancom alebo členom orgánu spoločnosti), ktorým je spoločnosť FM SLOVENSKÁ, s.r.o., sídlom Priemyselná 1, 926 01 Sereď, IČO: 36 534 293, zapísaná v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, oddiel: Sro, vložka č. 17415/T (ďalej ako „Prevádzkovateľ“).
Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady Európskej Únie 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) (ďalej ako „Nariadenie“), so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej ako „Zákon“), prípadne s inými predpismi o ochrane osobných údajov (ďalej ako „Predpisy o ochrane osobných údajov“).
Prostredníctvom týchto Zásad Vám Prevádzkovateľ poskytuje informácie o tom, prečo sú Vaše osobné údaje spracúvané, akým spôsobom sú spracúvané, ako dlho ich Prevádzkovateľ uchováva, aké sú Vaše práva v súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov a ďalšie relevantné informácie o spracúvaní Vašich osobných údajov. Prostredníctvom týchto Zásad si Prevádzkovateľ plní informačnú povinnosť voči všetkým dotknutým osobám tak v prípade, ak Prevádzkovateľ získal osobné údaje priamo od Vás ako dotknutej osoby ako aj v prípade, ak získal Vaše osobné údaje z iného zdroja.
Prevádzkovateľa a jeho zodpovednú osobu môžete kontaktovať vo veciach týkajúcich spracúvania osobných údajov a ochrany osobných údajov na adrese Priemyselná 1, 926 01 Sereď alebo e-mailom na e-mailovú adresu dpo-sk@fmlogistic.com.
Z AKÉHO ZDROJA PREVÁDZKOVATEĽ ZÍSKAVA VAŠE OSOBNÉ ÚDAJE?
Vaše osobné údaje získava Prevádzkovateľ priamo od Vás, keď mu ich samy poskytnete (napr. pri vstupe do areálu spoločnosti, ktorý je monitorovaný kamerovým systémom alebo v prípade, ak sa zapojíte do súťaže organizovanej Prevádzkovateľom).
V niektorých prípadoch získava Prevádzkovateľ Vaše osobné údaje aj z iného zdroja, ako priamo od Vás (najmä v prípade, ak s Prevádzkovateľom uzatvorí zmluvu alebo si objedná jeho služby obchodná spoločnosť, ktorej ste zamestnancom alebo kontaktnou osobou). Zdrojom Vašich osobných údajov je v takom prípade práve táto obchodná spoločnosť.
V prípade, ak sa uchádzate o zamestnanie v Spoločnosti Prevádzkovateľa prostredníctvom niektorej z personálnych agentúr, s ktorými Prevádzkovateľ spolupracuje, je zdrojom Vašich osobných údajov na účely výberového konania personálna agentúra.
KATEGÓRIE SPRACÚVANÝCH OSOBNÝCH ÚDAJOV, PRÁVNY ZÁKLAD A ÚČELY SPRACÚVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV
Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje v súlade so zásadou minimalizácie tak, aby mohol plniť uzatvorené zmluvy, zákonné povinnosti, spracúval osobné údaje, na spracovávanie ktorých má oprávnený záujem alebo aby spracúval Vaše osobné údaje, na spracúvanie ktorých ste mu udelili súhlas. Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje vždy len v takom rozsahu, ktorý je dosiahnutie konkrétne účelu spracúvania nevyhnutný.
Pri právnych základoch spracovávania osobných údajov, kde plní Prevádzkovateľ zmluvné povinnosti alebo zákonné povinnosti sú osobné údaje, ktoré Prevádzkovateľ spracováva, prevažne špecifikované v právnych predpisoch. Pri spracovávaní osobných údajov, kde je právnym základom súhlas alebo oprávnený záujem stanovuje kategórie spracovávaných osobných údajov Prevádzkovateĺ, osobitne pre každý účel spracúvania. Konkrétne kategórie osobných údajov, ktoré o Vás Prevádzkovateľ pri jednotlivých účeloch spracúvania spracúva, sú špecifikované v Zázname o spracovateľských činnostiach.
Vaše osobné údaje sú Prevádzkovateľom spracúvané iba na odôvodnené účely, po obmedzenú dobu a s využitím maximálnej možnej miery zabezpečenia. Osobné údaje sú Prevádzkovateľom spracúvané len vtedy, ak na ich spracúvanie existuje právny základ, a teda sú spracúvané v súlade so zásadou zákonnosti vtedy, ak je spracúvanie Vašich osobných údajov nevyhnutné na:
- plnenie zákonných povinností – Prevádzkovateľ spracováva Vaše osobné údaje vtedy, ak je takéto spracúvanie nevyhnutné na plnenie jeho zákonných povinností. Týmito zákonnými povinnosťami sú napríklad povinnosti vyplývajúce z predpisov o účtovníctve alebo z daňových predpisov;
- plnenie zmluvných povinností – Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje aj pri plnení zmluvy (vrátane realizácie nevyhnutných opatrení pred uzatvorením zmluvy), ak ste s ním v postavení dotknutej osoby uzatvorili zmluvu, a to v rozsahu potrebnom k plneniu zmluvných povinností;
- ochranu oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo oprávnených záujmov tretej strany – Prevádzkovateľ realizuje takého spracúvanie výlučne v prípadoch, ak je spracovávanie nevyhnutné na sledovanie oprávnených záujmov Prevádzkovateľa alebo tretej strany, a ak nad týmito záujmami neprevažujú Vaše záujmy alebo Vaše základné práva a slobody ako dotknutej osoby. Oprávnený záujem Prevádzkovateľ aplikuje napríklad pri monitorovaní priestorov Prevádzkovateľa kamerovým systémom alebo pri určitých činnostiach spojených s prezentáciou Prevádzkovateľa;
- na účely, na ktoré udelíte svoj súhlas – v určitých prípadoch môže Prevádzkovateľ spracúvať Vaše osobné údaje aj na základe súhlasu, ak mu ho udelíte. K spracúvaniu Vašich osobných údajov na základe Vášho súhlasu prichádza napríklad pri vyhotovovaní a zverejňovaní fotografií počas podujatí organizovaných Prevádzkovateľom. Udelený súhlas môžete kedykoľvek odvolať.
Konkrétne účely, na ktoré Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje a právne základy ich spracúvania nájdete v Zázname o spracovateľských činnostiach.
V súvislosti so zabezpečením osobných údajov prijal Prevádzkovateľ príslušnú internú dokumentáciu, v ktorej sú bližšie špecifikované bezpečnostné opatrenia, ktoré boli za účelom zabezpečenia Vašich osobných údajov Prevádzkovateľom prijaté.
DOBA UCHOVÁVANIA OSOBNÝCH ÚDAJOV ALEBO KRITÉRIÁ NA JEJ URČENIE
Prevádzkovateľ uchováva osobné údaje vždy v súlade so zásadou minimalizácie. To znamená, že osobné údaje spracúva výlučne počas doby počas ktorej je nevyhnutné osobné údaje uchovávať. Po uplynutí tejto doby Prevádzkovateľ osobné údaje vymaže, ak príslušné právne predpisy neustanovujú inak (napr. účtovné doklady je Prevádzkovateľ povinný v zmysle zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov uchovávať pod dobu 10 rokov).
Dobu uchovávania Vašich osobných údajov alebo kritériá na jej určenie v prípade, ak nie je možné stanoviť konkrétnu dobu uchovávania, stanovil Prevádzkovateľ v súlade s príslušnými právnymi predpismi tak, ako je to uvedené v Zázname o spracovateľských činnostiach. O dobe uchovávania Vašich osobných údajov Vám Prevádzkovateľ poskytne bližšie informácie tiež v prípade, ak o to požiadate.
PRÍJEMCOVIA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV
Vaše osobné údaje môže Prevádzkovateľ poskytnúť príjemcom – súdom, orgánom činným v trestnom konaní, Úradu na ochranu osobných údajov a iným dozorným a kontrolným orgánom, ktoré sú v určitých, osobitnými zákonmi stanovených prípadoch, oprávnené spracúvať osobné údaje získané Prevádzkovateľom.
Príjemcom Vašich osobných údajov sú aj prevádzkovatelia sociálnych sietí Facebook a LinkedIn v prípade, ak kontaktujete Prevádzkovateľ prostredníctvom správy na sociálnej sieti alebo ak mu udelíte súhlas na zverejnenie Vašej fotografie na sociálnych sieťach.
Prevádzkovateľ poskytuje Vaše osobné údaje v niektorých prípadoch aj svojim sprostredkovateľom, medzi ktorých patria:
- spoločnosti zabezpečujúce služby vedenia účtovníctva a správy registratúry,
- spoločnosti poskytujúce bezpečnostné služby a služby správy kamerového systému (pri kontrole vstupu do prevádzky a monitorovaní jej priestorov kamerovým systémom),
- spoločnosť poskytujúca marketingové a brandingové služby a
- spoločnosť poskytujúca služby v oblasti distribúcie newslettrov.
Prevádzkovateľ má so všetkými svojimi sprostredkovateľmi uzatvorené zmluvy o poverení so spracúvaním osobných údajov čím zabezpečuje, že pri spracúvaní osobných údajov využíva výlučne sprostredkovateľov, ktorí prijali primerané technické a bezpečnostné opatrenia, prostredníctvom ktorých sú splnené požiadavky Predpisov o ochrane osobných údajov k bezpečnému spracovávaniu Vašich osobných údajov.
PRÁVA DOTKNUTÝCH OSÔB
V súvislosti so spracúvaním Vašich osobných údajov máte ako dotknutá osoba nasledujúce práva:
- Právo na prístup – Ako dotknutá osoba máte právo získať od Prevádzkovateľa potvrdenie o tom, či spracúva Vaše osobné údaje a ak áno, máte právo získať prístup k týmto osobným údajom a informácie podľa článku 15 Nariadenia. Prevádzkovateľ Vám poskytne kópiu osobných údajov, ktoré sa spracúvajú. Ak podáte žiadosť elektronickými prostriedkami, informácie Vám Prevádzkovateľ poskytne v bežne používanej elektronickej podobe,
- PRÁVO NAMIETAŤ – Máte právo namietať voči spracúvaniu osobných údajov, napríklad v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe oprávneného záujmu alebo pri spracúvaní, v rámci ktorého dochádza k profilovaniu. Ak podáte námietku voči takémuto spracúvaniu osobných údajov, Prevádzkovateľ nebude Vaše osobné údaje ďalej spracúvať, ak nepreukáže nevyhnutné oprávnené dôvody na ďalšie spracúvanie Vašich osobných údajov.
- Právo na opravu – Na zabezpečenie presnosti, úplnosti a aktuálnosti Vašich osobných údajov prijal Prevádzkovateľ primerané opatrenia. Ako dotknutá osoba máte právo na to, aby Prevádzkovateľ bez zbytočného odkladu opravil Vaše nesprávne osobné údaje alebo doplnil Vaše neúplné osobné údaje.
- PRÁVO ODVOLAŤ SÚHLAS – Ak Prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe Vášho súhlasu, máte právo udelený súhlas kedykoľvek odvolať rovnakou formou, ako ste ho udelili. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania vykonaného pred odvolaním súhlasu.
- Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“) – Taktiež máte právo dosiahnuť u Prevádzkovateľa bez zbytočného odkladu vymazanie Vašich osobných údajov, ak sú splnené určité podmienky, napríklad v prípade, ak osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré ich Prevádzkovateľ získal alebo spracúval. Toto Vaše právo je však potrebné posudzovať individuálne, keďže môže nastať situácia, kedy Prevádzkovateľovi vo výmaze osobných údajov bránia iné okolnosti (napríklad zákonná povinnosť Prevádzkovateľa). To znamená, že v takom prípade nebude môcť Prevádzkovateľ vyhovieť Vašej žiadosti o vymazanie osobných údajov.
- Právo na prenosnosť údajov – Za určitých okolností máte právo na prenos osobných údajov inému prevádzkovateľovi, ktorého určíte. Právo na prenosnosť sa však týka len osobných údajov, ktoré Prevádzkovateľ spracúva na základe súhlasu, ktorý ste Prevádzkovateľovi udelili, na základe zmluvy, ktorej ste jednou zo zmluvných strán alebo v prípade, ak Prevádzkovateľ spracúva osobné údaje automatizovanými prostriedkami.
- Právo na obmedzenie spracúvania – Taktiež máte právo na to, aby Prevádzkovateľ obmedzil spracúvanie Vašich osobných údajov. Bude tomu tak napríklad v prípade, ak napadnete správnosť osobných údajov alebo ak je spracúvanie protizákonné a žiadate o obmedzenie spracúvania, prípadne ak Prevádzkovateľ už nepotrebuje Vaše osobné údaje na účely spracúvania, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov. Prevádzkovateľ obmedzí spracúvanie Vašich osobných údajov, ak o to požiadate.
- Právo podať sťažnosť alebo podnet – V prípade, ak máte pocit, že sú Vaše osobné údaje spracúvané v rozpore s platnými právnymi predpismi, môžete sa so sťažnosťou obrátiť na dozorný orgán, ktorým je Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, so sídlom Hraničná 12, 820 07 Bratislava 27; webové sídlo: dataprotection.gov.sk, tel. číslo: 02 3231 3214; e-mail: statny.dozor@pdp.gov.sk.
Vaše práva uvedené v tabuľke vyššie si môžete uplatniť na kontaktných adresách Prevádzkovateľa špecifikovaných v úvode týchto Zásad.
Odpoveď na uplatnenie Vašich práv Vám poskytne Prevádzkovateľ bezplatne. V prípade opakovanej, nedôvodnej alebo neprimeranej žiadosti o uplatnenie Vašich práv je Prevádzkovateľ oprávnený účtovať za poskytnutie informácií primeraný poplatok. Odpoveď Vám Prevádzkovateľ poskytne do 1 mesiaca odo dňa, kedy ste si uplatnili Vaše práva. V určitých prípadoch je Prevádzkovateľ oprávnený túto lehotu predĺžiť, a to v prípade vysokého počtu a komplexnosti žiadostí dotknutých osôb, najviac však o 2 mesiace. O predĺžení lehoty Vás bude Prevádzkovateľ vždy informovať.
PRENOS DO TRETÍCH KRAJÍN A MEDZINÁRODNÝCH ORGANIZÁCIÍ A PROFILOVANIE
Pri prezentačnej činnosti Prevádzkovateľa prichádza k prenosu Vašich osobných údajov do USA, spoločnostiam Facebook Inc. a LinkedIn, Inc., ktoré sú prevádzkovateľmi sociálnych sietí a prevádzkovateľovi služby MailChimp, ktorú Prevádzkovateľ využíva pri distribúcií newsletter-ov.
Ochrana Vašich osobných údajov počas prenosu je zabezpečená v súlade s príslušnými ustanoveniami Predpisov o ochrane osobných údajov prostredníctvom štandardných zmluvných doložiek inkorporovaných do uzatvorených zmlúv o poverení so spracúvaním osobných údajov a / alebo podmienok požívania uvedených služieb.
Prevádzkovateľ nespracúva Vaše osobné údaje profilovaním, ako ani žiadnou formou automatizovaného individuálneho rozhodovania, pri ktorom by dochádzalo k vyhodnocovaniu Vašich osobných aspektov.
PLATNOSŤ
Tieto aktualizované Zásady ochrany osobných údajov sú platné a účinné od 01.12.2020. Vzhľadom k tomu, že sa môže v budúcnosti vyžadovať aktualizáciu uvedených informácií o spracúvaní osobných údajov, je Prevádzkovateľ oprávnený tieto Zásad kedykoľvek aktualizovať. V prípade zmeny týchto Zásad ochrany osobných údajov Vás Prevádzkovateľ o zmenách vopred oboznámi.